新社会人は緊張続き
自宅に固定電話がない世帯が増えてきています。固定電話を使ったことがない人が、会社で固定電話を使うのは緊張します。
少し前の世代でも同じような事はあったはずです。
FAXが家に無くて使い方が分からない。
コピー機の使い方が分からない。
パソコンの使い方が分からない。
一般的な機械だけじゃなく、会社で初めて見る物全て。
初めてで緊張する。
新社会人にとって、ほとんどすべてのことが初めてで緊張します。
電話対応のマニュアル
新人教育で電話対応を学ぶと思います。マニュアルも配られると思います。
そして、何度も何度も電話を取って電話に慣れていきます。
私自身が何度か転職をしていて、色々な会社のマニュアルを見ましたが、マニュアルよりももっと役に立つものがありました。
それは、「取引先リスト一覧」
よく電話がかかってくる会社名と社員の名前。
ハッキリ言って、マニュアルを覚えるよりこのリストを覚えた方がよっぽど役に立ちました。
覚えなくても、綺麗に整理されていればOK。
電話の声は聞き取りづらいと感じている人も多いはず。
リストがあればある程度予測できますし、心の余裕もできます。
もちろん業種にもよりますけどね。
ある程度電話の相手が決まっている会社なら、よく電話がかかってくる会社と担当者のリストを作ってあげてください。
それだけで全然違いますから。
ただし、個人情報なので社外持ち出し禁止で。
いちいち言ってあげないと新人は分からないのでね。
こういうのは『甘やかし』じゃないと思いますよ。
『効率化』です。
新人の心理負担を減らして早く業務に慣れてもらうための。
あっ、担当者が代わったり新規の顧客ができた場合は、リストの更新を新人にやってもらいましょ。
そうやって次の新人に引き継いでいけば、電話に対しての苦手意識も低くなってきますから。